履歴書郵送時の基礎知識

就職活動で「書類を送ってください」と言われたら

就職活動のために求人情報を集めていると、募集要項に「必要書類を下記に送付してください」というものを見かけます。

通常就職活動においては、まずハローワークを通すかもしくは自分で連絡をして、それから必要書類を送付して書類選考を受け、合格となったときに面接が行われるという流れです。

ですが人気の高い職種や、人事担当者に暇がなくいちいち電話で予約を受けるのが面倒という場合にはいきなり書類を送るような方法がとられていたりします。

とは言え、いきなり書類を送付するという場合には中身が就職活動用のものであることがわからないと、適切に担当者のもとに届けられない可能性があるでしょう。

普通の企業では郵便物はまず総務など窓口で一括して受取り、そこから各部署に振り分けられていくことになります。

そのため履歴書など就職活動書類が中身を開けてみないとわからない状態になっていると、担当者以外の人が一旦開封しなければいけませんので、その分手間がかかり、個人情報も余計に見られてしまうものです。

市販されている履歴書には白封筒とともに「履歴書在中」という文字が赤字で印刷されている封筒が同封されています。

送付をするのが履歴書一通だけならよいのですが、転職活動においてはその他にも複数の書類が必要となるため付属の封筒を使用するのはおすすめできません。

作成した書類にできるだけ折り目をつけないためにも、書類送付用にA4サイズがそのまま入る封筒を購入し、雨に濡れて中身が破損しないようクリアファイルなどに入れて送付しましょう。

送付する書類と入れる時の注意

転職活動のために書類を送付するときには「履歴書」「職務経歴書」「添え状」の3つを最低限用意します。
職務経歴書の添付書類として過去の実績を証明するポートフォリオが必要な場合はそれも同封しましょう。

入れる封筒についてですが、少し古い就職活動マニュアルを見ると「茶封筒は失礼にあたる。白封筒をつかうべき」といったことが書かれています。

確かに白封筒は中が2重構造になっており高級感がありますが、現在は特に封筒の色によってマナー違反とされるということはないようです。

封筒には必要書類の他に「添え状」という、送付をすることについての挨拶文を記載した手紙を一通つけるようにすると親切です。

「添え状」はビジネス文書の体裁で書かれるもので、自分の名前と送り先となる企業名、今回送付をする書類一覧を記載します。

そこに今回どうして応募をしようと思ったかや、ぜひ読んでもらいたいポイントなどを記載しておくと書類選考のときに有利になります。

封筒の宛名ははっきり見える黒のサインペンを使用し、表面にはっきり「履歴書在中」と赤字で記載するようにしましょう。